Hybrid-Events
Interview mit Thomas Gottschall zum Thema hybride Events
Was versteht man unter einem Hybrid-Event?
Der Begriff „Hybrid-Event” ist tatsächlich erst durch die Umstände, die uns Corona beschert hat, überall bekannt geworden. Man versteht darunter eine Veranstaltung, die sowohl als Präsenzveranstaltung wie auch als Online-Meeting abgehalten wird. Hauptmotivation dafür sind die Personenbeschränkungen vor Ort.
Positiv betrachtet erreicht man aber auch tatsächlich mehr Personen. Absagen zum Beispiel aus terminlichen Gründen können reduziert werden, weil man sich ohne Anfahrts- und Reisezeiten einfach kurzfristig einwählt und so ebenfalls die Inhalte vermittelt bekommt, ohne einen ganzen Tag dafür zu „opfern”.
Für die Nutzer ist das also durchaus auch komfortabel. Und dann sollte man nicht vergessen, dass für die Teilnehmer bzw. deren Firmen die Reisekosten wegfallen.
Aber auch für den Ausrichter ergeben sich unter dem Strich deutliche Einsparungen. Denken Sie nur einmal an Locationgebühren für Räume und entsprechend viele Personen, an Catering, Infrastruktur wie Parkplätze oder sanitäre Anlagen … Bei Hybrid-Events kann alles deutlich kleiner geplant werden und man erreicht dennoch mehr Personen als mit einer reinen Präsenzveranstaltung.
Ein weiterer Vorteil: Im Gegensatz zu einem Offline-Event stehen die aufgezeichneten Inhalte auch nach der Veranstaltung on demand zur Verfügung.
Aber natürlich kann ein Hybrid-Event auch die Nachteile einer virtuellen Veranstaltung haben. Networking, persönlicher Kontakt oder der Team-Gedanke gehen verloren, wenn man es nicht richtig macht.
Welche Herausforderungen sind bei Hybrid-Events zu beachten?
Wie bereits angedeutet, kommt es bei Hybrid-Events in erster Linie darauf an, die beiden Welten miteinander zu verschmelzen. Das ist die größte Herausforderung, technisch und dramaturgisch.
Hier ist aber – wie immer – der zu transportierende Inhalt maßgeblich. Anhand dessen muss man entscheiden, welche Mittel man im Optimalfall nutzen kann.
In einem wissensvermittelnden Vortrag gibt es naturgemäß weniger Interaktion als in einer Q&A Session.
Und das bringt uns dann direkt zur Herausforderung an die Technik.
Die Bandbreite reicht vom einfachen Video-Stream, den die Online-Nutzer nur konsumieren und bei dem sie vielleicht per Chat ihre Fragen stellen können, bis zur Q&A Session als Webmeeting mit Integration der Online-Teilnehmer per Video in die Live-Veranstaltung.
Events wie das zuletzt genannte erfordern eine deutlich höhere Internet-Bandbreite vor Ort. Denn dabei wird nicht nur ein Stream ausgesendet. Es muss auch von jedem Teilnehmer ein eingehender Stream empfangen und integriert werden. Dazu kommt leistungsfähige Technik vor Ort in Form von Monitoren oder LED-Wänden, um die Online-Teilnehmer auch sichtbar zu machen.
Aber das alleine ist noch kein Miteinander, finde ich. Das Schöne an Events sind ja auch die Café-Pausen, in denen man sich mit Kollegen und Experten austauschen kann. Oft bietet sich hier ja auch für die Vertriebsmitarbeiter die beste Chance, ihre Arbeit zu machen.
Diese Möglichkeit zu schaffen und dafür eine virtuelle Lounge anzubieten, in der sich jeder mit jedem oder auch in Gruppen connecten kann, halte ich für das eigentliche Ziel, um Hybrid-Events in wirkliche Termine zur Förderung der Zusammengehörigkeit zu verwandeln. Jeder hat in der heutigen Zeit sein Smartphone immer dabei – und so auch sein Tor zur hybriden Welt.
Logistisch gibt es natürlich ebenfalls einiges, woran man denken sollte. Üblicherweise nimmt man von Events oder Messen immer etwas mit nach Hause. Diese Giveaways sind ja auch ein Mittel zur Bindung. Deshalb sollte man sie vorab auch an Online-Teilnehmer verteilen.
Man sollte unbedingt vermeiden, dass bei den Online-Teilnehmern der Eindruck entsteht, als zweitrangig betrachtet zu werden.
Wenn alle Teilnehmer – egal ob vor Ort oder online – entsprechend angesprochen werden und auf einer Event-Plattform kommunizieren, dann kann das Wir-Gefühl erst entstehen.
Stichwort Event-Plattform: Das ist sozusagen der Heilige Gral des Hybrid-Events. Mit den Fähigkeiten des Systems steht und fällt der Grad an Interaktivität und Verschmelzung. Und das fängt bereits bei der Performance von Live-Stream + Chat-Funktion an. Dafür gibt es eine Vielzahl von Anbietern und so ein Umfang kann auch relativ schnell selbst programmiert und an die Event-CI angepasst werden.
Interessant sind auch Tools wie Teams oder meetyo, die die Möglichkeit bieten Datei-Downloads (Flyer, Broschüren, Produktvideos etc.) zur Verfügung zu stellen, untereinander frei zu kommunizieren sowie Streaming und Web-Meeting parallel zu nutzen. Mit ihrer Hilfe lassen sich auch verschiedene Break-out-Rooms erstellen.
Leider schließt die DSGVO einige dieser Tools aus. Teams beispielsweise liegt zwar auf deutschen Servern, die aber aus USA gesteuert werden. Damit ist dieses Tool genau genommen nicht DSGVO-konform.
Neben ein paar Anbietern, die aber nicht immer den Umfang von Teams ermöglichen, gibt es Eigenentwicklungen, die maßgeschneidert werden können und als Whitelabel-Version zu 100 % an das Event anpassbar sind. Hier ist im Vorfeld immer eine sorgfältige Planung und Abwägung der Tools von Nöten, um vor allem auch den finanziellen Aufwand im Rahmen zu halten. Grundsätzlich gilt: Nichts ist unmöglich!
Hybrid-Events sind der Versuch zwei Welten zu verbinden. Wie gut und umfänglich man das macht, hängt von der Planung, den Inhalten und ihrer Relevanz für die Zielgruppen ab.
Natürlich ist der Aufwand mit Kosten verbunden. Gegengerechnet gegen Reisekosten und Verpflegung der Teilnehmer stellen sich aber relativ schnell Potenziale für Kostenersparnis ein.
Bericht zu Events:
Wir waren als Subunternehmer beteiligt an der ADAC-Hauptversammlung, die aufgrund von Corona ausschließlich virtuell stattfinden konnte.
Eine Hauptversammlung hat neben den üblichen Themen auch die Anforderung, dass Abstimmungen gemacht werden müssen und hier ein gezieltes Tracking erfolgen muss – schlicht um auszuwerten, ob die Abstimmung auch Gültigkeit hat.
Die eigentliche Veranstaltung erfolgte per Live-Stream auf eine eigens programmierte Landing-Page mit Zugangsbeschränkung. Von dort konnten die Teilnehmer Fragen per Chat stellen, aber auch über Teams Break-out-Rooms direkt dem Vorstand des ADAC per Video-Meeting zugespielt werden.
Außerdem haben wir ein internes Event der Mars Wrigley GmbH betreuen dürfen: die Eröffnung des M&Ms Store in Berlin – als Web-Meeting mit Angestellten aus Deutschland, USA, Indien und China.
Vorproduzierte Filme, die den Store und die vielen Facetten zeigen, sowie ein Live-Studio im Store mit Studiogästen erzeugten ein abwechslungsreiches 1-stündiges Programm mit durchwegs positiven Rückmeldungen der Teilnehmer. Um die Interaktion zu fördern, wurde unter den Teilnehmern ein Quiz gestartet; schon im Vorfeld gab es außerdem eine Photo-Challenge mit Preisverleihung während des Live-Events.
Thomas Gottschall
Als Excecutive Producer von THE TERMINAL Motion Picture Services GmbH & Co. KG ist Thomas Gottschall für kl,company und unsere Kunden der Experte in Sachen Filmproduktion.